Bina yöneticisi, bakım firması müşteri portalı sunuyorsa bakım ve arıza kayıtlarını telefon açmadan takip edebilir. Asansorex, asansör firmalarının bina yöneticilerine bu erişimi verdiği bir bakım takip yazılımıdır. Bir apartman veya…
Bina yöneticisi, bakım firması müşteri portalı sunuyorsa bakım ve arıza kayıtlarını telefon açmadan takip edebilir. Asansorex, asansör firmalarının bina yöneticilerine bu erişimi verdiği bir bakım takip yazılımıdır.
Bir apartman veya site yöneticisi için asansör, en çok soru gelen konulardan biridir. Sakinler bakımın yapılıp yapılmadığını, arızanın ne zaman çözüleceğini ve ödemenin durumunu sorabilir. Yönetici bu bilgileri her seferinde firmadan istemek zorunda kaldığında iş yavaşlar. Kayıtların tek bir yerde görülmesi bu trafiği azaltır.
Bu bilgiler bina yöneticisinin firmayla kurduğu hesap üzerinden açılır. Web paneli dışında mobil uygulama da yönetici rolüyle kullanılabilir.
Bakım takibinde en önemli kaynak, firmanın tuttuğu kayıttır. Yönetici, tarihle birlikte hangi asansörde işlem yapıldığına bakabilir. Bakım belgesi ve imza varsa bunlar da birlikte değerlendirilir.
Bakım sırasında tespit edilen ve müşteriye iletilmesi istenen notlar da önemlidir. Bir parçanın yakında değişmesi gerekiyorsa yöneticinin bunu erken öğrenmesi, bütçe planı yapmasını kolaylaştırır. Asansorex’te müşteriye açık notlar bakım belgesi ve fişinde gösterilebilir.
Yönetici arızayı portaldan bildirebilir. Asansöre yerleştirilmiş QR kod varsa sakinler de kodu okutup adı ve telefonuyla bildirim yapabilir. Böylece bildirim doğrudan ilgili asansörün kaydına bağlanır.
Arıza kapandıktan sonra yönetici, portaldan hizmeti değerlendirebilir. Bu değerlendirme firmanın hizmetini geliştirmesine yardım eder. Asansör içinde mahsur kalma gibi acil durumlarda ise kabin içindeki acil çağrı sistemi ve bakım firmasının acil hattı kullanılmalıdır.
“Bu ay bakım yapıldı mı?” sorusunun cevabı kayıtta görünür hale gelir. Yönetici geçmiş bilgiye kendisi ulaşabilir. Firma da hizmetini daha şeffaf şekilde gösterir. Ödeme ve ekstre bilgilerinin görünmesi, hesap farklarının daha erken konuşulmasına da yardımcı olur.
Yönetici, firma seçerken veya sözleşmeyi yenilerken şu soruları sorabilir:
Bu soruların cevabı, firmanın sadece bakım yapıp yapmadığını değil, işini ne kadar düzenli yürüttüğünü de gösterir.
Asansorex, bakım firmalarına yönelik bir yazılımdır ve kendisi bakım hizmeti vermez. Yönetici portala genellikle bakım firmasının Asansorex hesabı üzerinden erişir. Bu nedenle ilk adım, mevcut bakım firmasına portal sunup sunmadığını sormaktır.
Küçük bir apartmanın yöneticisi çoğu zaman gönüllü olarak bu işi yapar ve tek asansörü takip eder. Ona göre en önemli konu, bakımın yapıldığını bilmek ve arıza olduğunda kime ulaşacağını öğrenmektir. Ekranların sade olması bu kullanıcı için özellikle önemlidir.
Büyük bir sitede ise profesyonel yönetim şirketi veya görevli personel bulunabilir. Onlar için tek tek belge görmekten çok, birçok asansörü aynı anda izleyebilmek değerlidir. Blok bazında kayıt, açık arıza listesi ve dönemsel ekstre gibi bilgiler öne çıkar. Bu yüzden firmanın sunduğu erişim her iki kullanıcıya da hitap etmelidir.
Yöneticinin karşılaştığı en yorucu durumlardan biri, aynı sorunun farklı kişilerce tekrar sorulmasıdır. Asansör durduğunda duyuru panosuna veya bina grubuna kısa bir açıklama yazmak bu trafiği azaltır. Mesajda arızanın ne zaman bildirildiği, firmanın ne dediği ve bir sonraki bilgilendirme zamanı yer alabilir.
Teknik ayrıntılara girmek her zaman gerekmez. “Parça bekleniyor, firma tahmini tarihi yarın paylaşacak” gibi bir cümle, tahmine dayalı uzun bir açıklamadan daha faydalıdır. Kesin olmayan bir tarih de kesinmiş gibi verilmemelidir.
Aidat planlaması yapan yönetici için asansör gideri sürpriz olmamalıdır. Son bir yılın bakım ücreti, ek arıza faturaları ve firmanın önerdiği parçalar birlikte incelenebilir. Bakım notlarında tekrarlanan bir uyarı varsa bu kalem gelecek yılın bütçesine yazılabilir.
Büyük bir revizyon teklifi geldiğinde de geçmiş kayıtlar işe yarar. Yönetici, teklifin gerekçesini muayene eksikleri ve arıza geçmişiyle karşılaştırabilir. Gerekirse farklı bir uzmana danışmak için de düzenli belgeler elinin altında olur. Bu, kat malikleri toplantısında kararı anlatmayı kolaylaştırır.
Bakım sözleşmesi yenilenmeden önce kapsam yeniden okunmalıdır. Aylık ücrete nelerin dahil olduğu, hangi parçaların ek ücret doğurduğu ve mesai dışı çağrı düzeni açık olmalıdır. Yapılan işlerin geçmişine bakmak, fiyat konuşmasına somut bir zemin sağlar.
Asansorex kullanan firmalar sözleşmeyi müşteriye dijital bağlantıyla gönderebilir. Müşteri bağlantıdan belgeyi inceleyip imzayla kabul edebilir, PDF olarak indirebilir veya gerekçesini yazarak reddedebilir. Yöneticinin yine de imzadan önce metni dikkatle okuması gerekir.
Apartman yönetimi seçimle değiştiğinde en sık kaybolan şey asansör dosyasıdır. Eski yöneticinin evinde kalan belgeler veya telefonundaki mesajlar yeni yöneticiye geçmeyebilir. Bu durum, geçmiş bakımları ve ödemeleri anlamayı zorlaştırır.
Dijital kayıtlarda bakım firmasının yeni yöneticiyi sisteme tanımlaması yeterli olabilir. Eski yöneticinin erişimi de aynı anda gözden geçirilmelidir. Devir sırasında şu başlıkların yazılı olarak konuşulması faydalıdır:
Yönetici, yıl sonunda asansör için ne yapıldığını kısa bir özetle anlatabilir. Teknik raporları olduğu gibi paylaşmak yerine bakım sayısı, önemli arızalar, değişen parçalar ve toplam gider sade bir dille yazılabilir. Gelecek dönem için önerilen işler de ayrı bir başlıkta gösterilmelidir.
Karar gerektiren konular için seçenekler net sunulmalıdır. Örneğin bir parça değişiminin neden önerildiği, ertelenirse ne gibi bir riskin konuşulduğu ve bütçeye etkisi belirtilebilir. Teknik değerlendirme bakım firmasından veya gerekli görülürse bağımsız bir uzmandan alınmalıdır. Yöneticinin kendi tahminini kesin bilgi gibi sunmaması önemlidir.
Düzenli rapor, sakinlerin asansöre yaptığı harcamayı daha iyi anlamasını sağlar. Aidat görüşmelerinde “Bu para nereye gitti?” sorusuna belgeyle cevap verilir. Kayıtların tek yerde olması, bu özetin hazırlanmasını hızlandırır. Toplantı tutanağına eklenen kısa bir özet, sonraki yönetim için de faydalı bir başlangıç olur. Böylece aynı konular her yıl en baştan tartışılmak zorunda kalmaz. Yönetici, özet metne son muayene tarihini ve açık eksiklerin durumunu da ekleyebilir. Böylece toplantıya katılamayan kat malikleri de güncel tabloyu görür.
Asansorex üzerinden bakım firması bulabilir miyim? Asansorex bir bakım firması değildir. Bakım hizmeti için bölgedeki yetkili firmalarla görüşülmelidir.
Portal her bina yöneticisinde aynı mı görünür? Yönetici yalnızca kendisine tanımlanan kayıtları görür. Görünen bilgiler firmanın kayıtlarına ve kullanımına göre değişebilir.
Daha fazla bilgi için asansör müşteri portalı ve bina yöneticisi paneli sayfalarına bakılabilir.
